Pertanyaan yang Sering Diajukan
Pertanyaan umum tentang penggunaan Qrema, diorganisir berdasarkan topik.
Akun & Login
Bagaimana cara mereset password?
Klik "Forgot Password?" di halaman login. Masukkan alamat email Anda, dan Anda akan menerima kode OTP via email. Masukkan kode 6 digit di halaman verifikasi, lalu atur password baru (minimal 6 karakter).
Saya tidak menerima kode OTP. Apa yang harus saya lakukan?
- Periksa folder spam/junk -- email mungkin terfilter
- Tunggu minimal 2 menit sebelum meminta kode baru
- Pastikan alamat email yang dimasukkan sudah benar
- Jika masalah berlanjut, hubungi administrator Anda
Bisakah saya mengubah alamat email?
Hubungi administrator workspace Anda untuk memperbarui alamat email. Ini tidak bisa diubah langsung dari pengaturan pengguna untuk alasan keamanan.
Sesi saya berakhir. Kenapa saya di-logout?
Qrema menggunakan token JWT untuk autentikasi. Jika token Anda kedaluwarsa atau menjadi tidak valid, Anda akan diarahkan ke halaman login. Cukup login kembali -- data Anda aman.
Bagaimana cara mengundang anggota tim baru?
Buka Settings > Member dan klik "+ Invite Member". Masukkan email mereka dan pilih peran. Hanya pengguna Admin yang bisa mengundang anggota. Orang yang diundang akan menerima email dengan password sementara.
Penting: Password sementara hanya ditampilkan sekali saat membuat undangan. Pastikan anggota baru segera menyalinnya atau meminta reset password saat login pertama.
Peran apa saja yang tersedia?
| Peran | Apa yang Bisa Dilakukan |
|---|---|
| Super Admin | Semua, plus manajemen admin member di seluruh platform |
| Admin | Akses penuh ke semua modul. Bisa mengundang/menghapus anggota, mengelola pengaturan, dan billing. |
| Manager | Akses penuh ke semua modul operasional. Tidak bisa mengubah pengaturan atau billing. |
| Operator | Akses ke modul produksi, inventory, dan quality control untuk operasi harian. |
| Viewer | Akses hanya-baca ke semua modul. Tidak bisa membuat atau mengubah catatan apapun. |
Bisakah satu orang masuk ke beberapa perusahaan/workspace?
Tidak. Setiap akun pengguna terikat pada satu workspace perusahaan. Jika perlu mengakses workspace berbeda, diperlukan akun terpisah.
Inventory
Bagaimana stok diperbarui?
Level stok diperbarui otomatis melalui tiga jalur:
- Purchase Order -- Menerima PO menambah stok green bean
- Work Order -- Roasting mengonsumsi green bean (berkurang) dan menghasilkan kopi sangrai (bertambah)
- Sales Order -- Saat status berubah ke "Terkirim", stok kopi sangrai dikurangi
Apa saja jenis item inventory yang berbeda?
| Tipe | Deskripsi | Contoh |
|---|---|---|
| Green Bean | Biji kopi mentah dengan tracking lot, supplier, dan tanggal kedaluwarsa | Ethiopia Yirgacheffe Grade 1 |
| Roasted Bulk | Kopi sangrai curah yang dihasilkan dari work order | Medium Roast Blend |
| Finished Good | Produk kemasan yang terdiri dari bahan-bahan | Kantong Retail 250g - Single Origin |
Finished Goods terdiri dari bahan-bahan. Saat membuat finished good, Anda harus menentukan item bahan dan kuantitasnya. Sistem memvalidasi bahwa stok cukup tersedia untuk semua komponen.
Apa yang terjadi jika saya mencoba menghapus item inventory?
Item yang memiliki transaksi (purchase order, work order, sales order) tidak bisa dihapus. Anda bisa menandainya sebagai tidak aktif, yang menyembunyikannya dari daftar pilihan sambil mempertahankan data historis.
Catatan: Anda juga tidak bisa mengatur item ke tidak aktif selama masih memiliki lot aktif di inventory.
Bagaimana cara mengatur peringatan reorder?
Edit item inventory manapun dan atur kolom Reorder Point. Ketika stok turun di bawah level ini, item muncul sebagai peringatan stok rendah di Dashboard.
Kenapa saya melihat error "insufficient stock"?
Error ini terjadi ketika:
- Work order mencoba mengonsumsi lebih banyak green bean dari yang tersedia di lot terpilih
- Sales order mencoba menjual lebih banyak kopi sangrai dari stok saat ini
- Finished good membutuhkan komponen yang tidak tersedia
Periksa level stok saat ini di modul Inventory sebelum membuat pesanan.
Purchasing
Bagaimana siklus hidup purchase order?
Purchase order juga memiliki status pembayaran independen (Belum Bayar, Sebagian, Lunas) dan status pengiriman yang dilacak terpisah dari status utama.
Bisakah saya menerima pengiriman parsial pada purchase order?
Ya. Saat menerima purchase order, Anda bisa menentukan kuantitas aktual yang diterima untuk setiap line item. Sistem menggunakan kolom "Kuantitas Diterima" -- jika dikosongkan, default ke kuantitas yang dipesan.
Apa yang terjadi ketika purchase order diterima?
Saat PO berpindah ke status Received, sistem otomatis:
- Membuat lot untuk setiap line item dengan kuantitas yang diterima
- Memperbarui level stok inventory untuk item yang diterima
- Mencatat tanggal pengiriman aktual
Bagaimana cara kerja lot?
Sebuah lot mewakili batch spesifik green bean yang diterima dari supplier. Setiap lot memiliki data traceability sendiri (asal, proses, kuantitas, tanggal diterima). Lot dihubungkan ke work order sehingga Anda tahu persis biji mana yang digunakan di setiap sangrai.
Bisakah saya menandai item PO sebagai sampel?
Ya. Setiap line item purchase order memiliki flag "is sample". Gunakan ini untuk melacak sampel evaluasi pra-pembelian secara terpisah dari pesanan produksi penuh.
Bagaimana jika tanggal pengiriman lebih awal dari tanggal order?
Sistem akan menolak ini -- tanggal pengiriman aktual harus pada atau setelah tanggal order. Sesuaikan tanggal yang sesuai.
Produksi
Apa itu roast loss?
Roast loss adalah persentase berat yang hilang selama roasting karena penguapan kelembaban dan reaksi kimia. Dihitung sebagai:
Roast Loss % = (Berat Input - Berat Output) / Berat Input x 100
Nilai tipikal berkisar 12-20% tergantung level sangrai (sangrai terang kehilangan lebih sedikit, sangrai gelap kehilangan lebih banyak).
Bagaimana siklus hidup work order?
Work order juga bisa Dibatalkan pada tahap manapun sebelum selesai.
Apakah saya perlu software Artisan?
Tidak. Integrasi Artisan bersifat opsional. Anda bisa menggunakan sistem work order Qrema sepenuhnya tanpa Artisan. Namun, jika Anda menggunakan Artisan untuk roast logging, fitur sinkronisasi memungkinkan Anda mengimpor kurva roasting detail dan metrik secara otomatis.
Format file Artisan apa yang didukung?
Qrema menerima dua format:
.json-- Format ekspor standar Artisan.alog-- Format native Artisan (format Python, dikonversi otomatis oleh Qrema)
Kedua format harus berisi kolom wajib: timex, temp1 (Bean Temperature), dan temp2 (Environment Temperature).
Saya mengupload profil Artisan tapi tertulis "duplicate". Kenapa?
Profil Artisan menyertakan identifikasi unik (roastUUID). Jika profil yang sama sudah pernah diupload, Qrema mendeteksi duplikat dan mencegah upload kedua. Ini adalah fitur keamanan untuk menghindari duplikasi data.
Bisakah saya sinkronkan profil Artisan ke work order yang sudah ada?
Ya, tapi work order harus:
- Belum memiliki profil sangrai yang terpasang
- Belum dalam status Completed
Buka Production > Artisan Sync, temukan profil yang diupload, dan hubungkan ke work order yang diinginkan.
Catatan: Setelah disinkronkan, data profil sangrai Artisan bersifat hanya-baca di Qrema. Tidak bisa diekspor kembali ke Artisan.
Bisakah saya membuat work order tanpa profil sangrai?
Ya, tapi disarankan untuk selalu mengasosiasikan profil sangrai (master profile) untuk tracking konsistensi dan quality control.
Apa persyaratan format tanggal/waktu untuk work order?
- Tanggal harus dalam format
YYYY-MM-DD(misalnya2024-03-15) - Waktu harus dalam format
HH:MM(misalnya14:30)
Sistem memvalidasi format ini secara ketat. Gunakan date/time picker bawaan di UI untuk menghindari error format.
Bagaimana cara kerja stopwatch mengambang?
Stopwatch mengambang muncul saat work order aktif. Anda bisa:
- Start/stop/reset timer
- Drag ke posisi manapun di layar
- Menggunakannya untuk mengatur waktu fase sangrai tanpa meninggalkan halaman work order
Stopwatch murni alat bantu waktu -- tidak otomatis mencatat data ke work order.
Bisakah saya mengunduh laporan sangrai sebagai PDF?
Ya. Work order yang selesai memiliki tombol "Download PDF" yang menghasilkan laporan berisi detail batch, grafik profil sangrai, berat input/output, dan data roast loss.
Penjualan
Status apa saja yang bisa dimiliki sales order?
Pesanan juga bisa Dibatalkan dari status Draft atau Terkirim.
Apakah memenuhi sales order otomatis memperbarui inventory?
Ya. Ketika sales order berpindah ke status Terkirim, inventory untuk item yang dipesan otomatis dikurangi. Jika pesanan kemudian Dibatalkan, inventory dikembalikan.
Kolom apa yang wajib untuk membuat sales order?
- Pelanggan (harus dipilih dari Customer Master)
- Alamat Pengiriman
- Minimal satu line item dengan produk, kuantitas (> 0), dan harga satuan (>= 0)
Bisakah saya mengedit sales order setelah terkirim?
Tidak. Setelah sales order berpindah ke status Terkirim, sebagian besar kolom menjadi terkunci. Jika perlu melakukan perubahan, batalkan pesanan dan buat yang baru.
Bagaimana cara menghitung saldo terutang?
Saldo Terutang = Subtotal + Biaya Pengiriman - Pembayaran Diterima
Saldo diperbarui otomatis seiring pembayaran dicatat.
Quality Control
Sistem scoring apa yang digunakan Qrema?
Qrema menggunakan sistem scoring berdasarkan protokol cupping SCA (Specialty Coffee Association). Setiap atribut diberi skor pada skala 6.0 hingga 10.0. Total skor menentukan grade kualitas:
| Total Skor | Grade |
|---|---|
| 90+ | Luar Biasa / Specialty |
| 85-89 | Sangat Baik |
| 80-84 | Baik Sekali |
| 75-79 | Baik |
| Di bawah 75 | Di Bawah Specialty Grade |
Bisakah beberapa orang menilai sesi cupping yang sama?
Sistem saat ini mendukung sesi dengan satu penilai. Untuk panel cupping dengan beberapa cupper, buat sesi terpisah untuk setiap cupper dan bandingkan skor secara manual.
Apa itu mode blind cupping?
Dalam mode blind cupping, sampel diidentifikasi dengan kode blind alih-alih nama aslinya. Ini mencegah bias selama evaluasi. Kode blind bisa di-generate otomatis oleh sistem atau dimasukkan secara manual.
Bisakah saya menghubungkan sesi cupping ke lot atau work order tertentu?
Ya. Saat membuat sesi cupping, Anda bisa memilih batch kopi sangrai yang akan dievaluasi. Ini menciptakan traceability dari skor cupping kembali ke lot dan work order spesifik.
Integrasi
Integrasi eksternal apa yang didukung Qrema?
| Integrasi | Tujuan |
|---|---|
| Artisan Roaster | Import profil sangrai (.json / .alog) dan sinkronisasi ke work order |
| MCP Server | Akses API untuk tools eksternal dan AI agent |
| Email (Resend) | Email otomatis untuk OTP, undangan, dan notifikasi |
Bagaimana cara kerja API key?
Qrema menawarkan dua tipe API key:
- Artisan API Key (prefix:
artisan_live_) -- Untuk integrasi Artisan roaster - MCP API Key (prefix:
mcp_live_) -- Untuk akses tool eksternal via protokol MCP
API key dikelola di Settings. Hanya pengguna Admin yang bisa membuat dan mencabut key.
Penting: API key hanya ditampilkan sekali saat pembuatan. Salin dan simpan key segera -- Anda tidak bisa melihatnya lagi nanti. Jika kehilangan key, cabut dan buat yang baru.
Bisakah saya mengekspor data dari Qrema?
- Laporan bisa diekspor sebagai PDF dari modul Reports
- Profil sangrai untuk work order yang selesai bisa diunduh sebagai PDF
- Untuk ekspor data massal, hubungi administrator Anda
Dark Mode & Tampilan
Bagaimana cara beralih ke dark mode?
Toggle dark mode dari Settings > General atau melalui toggle tema di antarmuka. Preferensi Anda disimpan di server dan disinkronkan ke semua perangkat Anda secara otomatis.
Apakah dark mode mengikuti pengaturan OS saya?
Ya. Qrema bisa mendeteksi preferensi terang/gelap sistem operasi Anda dan beralih secara otomatis. Anda juga bisa mengubahnya secara manual.
Tampilan terlihat zoom di iPhone saya. Apakah itu normal?
Qrema mencegah auto-zoom pada kolom input iOS. Jika Anda mengalami masalah tampilan di mobile, coba refresh halaman. Antarmuka dioptimalkan untuk desktop tapi sepenuhnya fungsional di browser mobile.
Billing & Penggunaan
Di mana saya bisa melihat informasi billing?
Buka Settings > Billing & Usage untuk melihat paket saat ini, metrik penggunaan, dan riwayat invoice.
Bagaimana cara mengubah metode pembayaran?
Buka Settings > Billing & Usage dan klik "Update Payment Method" untuk mengubah kartu yang tercatat.
Metrik penggunaan apa yang dilacak?
- Anggota Tim -- Jumlah anggota aktif di workspace Anda
- Penyimpanan -- Total penyimpanan data yang digunakan
- Panggilan API -- Jumlah request API bulanan (relevan untuk integrasi MCP/Artisan)
Troubleshooting
Saya mendapat error "date format" di form. Apa yang salah?
Qrema membutuhkan tanggal dalam format YYYY-MM-DD (misalnya 2024-03-15) dan waktu dalam format HH:MM (misalnya 14:30). Gunakan date/time picker bawaan daripada mengetik manual untuk menghindari masalah format.
Date picker tidak terbuka saat saya klik kolom. Kenapa?
Di beberapa browser, date picker membutuhkan klik langsung pada ikon kalender. Jika picker tidak muncul, coba klik ikon kalender kecil di ujung kanan kolom tanggal.
Saya tidak bisa mengatur item ke tidak aktif. Ada apa?
Item inventory tidak bisa diatur ke tidak aktif selama masih memiliki lot aktif di sistem. Pertama, pastikan semua lot untuk item tersebut sudah dikonsumsi, ditransfer, atau ditutup, lalu coba lagi.
Status purchase order saya tidak berubah. Kenapa?
Alasan umum:
- Kolom wajib kosong -- Pastikan semua kolom wajib terisi (supplier, item dengan kuantitas > 0)
- Tanggal tidak valid -- Tanggal pengiriman aktual tidak boleh sebelum tanggal order
- Sudah ditutup -- PO yang sudah Closed atau Cancelled tidak bisa berubah status
Saya melihat "email already registered" saat mengundang anggota. Apa yang harus dilakukan?
Ini berarti alamat email sudah terkait dengan akun yang ada (mungkin di workspace berbeda). Orang tersebut perlu menggunakan email berbeda, atau hubungi support untuk menyelesaikan konflik.
Laporan menampilkan data yang tidak terduga. Bagaimana cara memperbaikinya?
- Periksa filter rentang tanggal -- pastikan tanggal mulai sebelum tanggal akhir
- Verifikasi filter kategori tidak mengecualikan data yang Anda harapkan
- Pastikan semua work order dan sales order sudah diselesaikan/dikirim dengan benar -- pesanan yang belum selesai mungkin tidak muncul di beberapa laporan